Editorial

Aus meiner Erfahrung als Systemberater im Macintosh Umfeld weiß ich, dass der Mac längst nicht nur von Grafikern, Druckern, Werbeagenturen, Fotografen und anderen Kreativen eingesetzt wird. Gerade kleine und mittlere Unternehmen aus Handel, Handwerk, Produktion und Dienstleistung nutzen zunehmend den Mac als Produktivitätswerkzeug um ihre täglichen Büroabläufe zu organisieren.

Briefe schreiben, Angebote und Rechungen erstellen, etwas Buchhaltung und Onlinebanking, die täglichen Termine und ToDos im Überblick behalten, die Adressen von Kunden und Lieferanten verwalten, Kommunikation via Fax, Telefon und eMail sicherstellen und das Internet zu Recherchezwecken nutzen können – das ist es, was die Büroaufgaben dieser Unternehmen ausmacht. Und was könnte besser geeignet sein als ein Computer, der viele der dafür notwendigen Werkzeuge schon ab Werk – out of the box – mtibringt. Der mit einem Betriebssystem läuft, welches zugleich netzwerkfähig, stabil, benutzerfreundlich, virenfrei und sicher ist. Der schon alleine durch sein wertiges Design und sein elegantes Äußeres jedem Besucher die Professionaltiät des Unternehmens das ihn einsetzt vermittelt. Und der dem soliden Kaufmann eine Freude macht, da er sich durch geringe Gesamtkosten für Anschaffung, Support und Schulung sowie einen achtbaren Wiederverkaufswert am Ende des Abschreibungszeitraums auch noch rechnet.

Stefan Kremer
Diese Seiten sind der Versuch ein paar best-practice Beispiele aus meiner Arbeit zu dokumentieren und anderen zugänglich zu machen. Die hier gezeigten Lösungen sind kein Königsweg, aber immerhin erprobt. Individuelle Anforderungen in Unternehmen bedürfen individueller Lösungen. Erfreulicherweise ist der Mac ein flexibles Werkzeug und so gibt es noch andere Wege, Methoden und Programme um die hier aufgezeigten Aufgaben in anderem spezifischen Kontext zu erfüllen.

Was Sie hier nicht finden werden ist “geek stuff”. Technik um der Technik Willen. Nicht weil wir es nicht könnten, sondern weil es an dieser Stelle nicht zielführend ist. Wenn Sie Ihren Computer “tieferlegen” und in den Eingeweiden des Systems wühlen wollen, kaufen Sie sich einen PC. Wir anderen verdienen in der Zwischenzeit mit unseren Macs Geld.

OwnCloud makes my (Data Privacy) Day

und damit eine sehr gute Gelegenheit auf das Projekt »OwnCloud«, mit dem ich mich nun auch schon etwas länger beschäftige aufmerksam zu machen.

Ich vertrete schon seit Jahren die Auffassung, das Cloud-Computing nur so lange gut und akzeptabel sei, solange die Wolke mir – dem User – gehört. Exakt das, was § 1 des User Data Manifesto postuliert.

Entsprechend bin ich kein allzugrosser Freund von DropBox, Box.com, SkyDrive, Google Docs, iCloud oder wie sie alle heissen mögen. Erst recht nicht von Mega!  Das K.O.-Kriterium war und ist für mich in allen Fällen der US Patriot Act, der es US-Sicherheitsbehörden erlaubt meine persönlichen Daten einzusehen.

In der Vergangenheit hiess die Lösung daher oft genug: die Daten lagern auf dem eigenen Unternehmensserver, der im Büro des Kunden steht (schlicht: weil dort der überwiegende Teil der Zugriffe stattfindet). Für den selteneren Fall das die Daten unterwegs verfügbar sein sollten, wurde ein VPN-Zugang zum Server gelegt. Dank Mac OS X war das kein Hexenwerk, sowohl server- wie auch clientseitig war alles mit ein paar Klicks zuverlässig eingerichtet.

Die Anforderungen haben sich geändert

Der Zugriff unterwegs ist nicht mehr die Ausnahme von der Regel, sondern wird spätestens mit iPhone, iPad und anderen mobilen Devices zum Normalfall. Und nun? Den OS X Server ins Rechenzentrum schaffen? Wäre zwar eine Möglichkeit, aber keine die meiner Meinung nach ernsthaft zu verfolgen wäre. Ein Mac mini muss mit Extraufwand Rackmount-tauglich gemacht werden, ein MacPro ist unter HE- und Stromkostengesichtspunkten eher eine Katastrophe und die XServes sind durch Apple abgekündigt.

Umgekehrt ist Speicherplatz auf Linuxkisten im Rechenzentrum als Root-, Managed- oder Virtualserver für wirklich kleines Geld zu haben. An dieser Stelle kommt OwnCloud als Lösung ins Spiel. Vom Funktionsumfang her ist es eine Mischung aus iCloud und DropBox. Einerseits können Kontakte und Termine ähnlich wie iCloud per CardDAV/CalDAV zwischen verschiedenen Devices verwaltet werden. Andererseits bietet ein lokaler Sync-Client eine vergleichbaren Komfort in Sachen Datenaustausch mit der Cloud wie man es von DropBox und Konsortien gewohnt ist.

Die Software selbst ist OpenSource, als Community Variante kostenlos erhältlich und bedarf serverseitig lediglich der üblichen Verdächtigen PHP/MySQL. Wer sich selbst nicht an die Installation traut, findet zwischenzeitlich auch deutsche Dienstleister, die das nach deutschem Recht auf deutschen Servern übernehmen. Und CIA, FBI und NSA bleiben draussen.

[Update] Heiter bis wolkig

Nein, es geht nicht um’s Wetter, sondern um den allgegenwärtigen Hype »Clouds«. I.d.R. sprechen wir dabei über mehr oder minder Speicherplatz auf irgendwelchen Servern (die zumeist in Amerika stehen und deren Sicherheit und Privatheit man nun glauben kann oder nicht).

Egal wie: allen gemeinsam ist, das sie ein einfaches und bequemes Mittel darstellen um Daten immer und überall griffbereit auf allen Devices zu haben. Neben dem »Altvater« DropBox für den es ab Werk 2 GB Speicherplatz kostenlos gibt plus weiteres für neugewonnene Mitglieder (ACHTUNG: Aktion bis 31.10.2011: 2 x 50 GB extra zu gewinnen !) kommt nun Apple mit iCloud daher. Zunächst einmal ist sehr erfreulich, dass nach dem nicht immer runden und recht teuren MobileMe nun eine kostenlose Alternative bereitsteht, die immerhin 5 GB mitbringt. Richtig nett wird iCloud bei uns aber wohl erst werden, wenn iTunes dort verfügbar wird. Das Angebot ist derzeit nur in den USA verfügbar – dort kann man offenbar mit Musiklabels zu vernünftigen Einigungen kommen :-/. Auch wenn iTunes in der Cloud ein kostenpflichtiges Extra wird – für 25 $ (€?) pro Jahr die komplette Library (die bei mir rund 22.000 Titel umfasst) von Apple tip-top aufbereitet zu bekommen, ohne eine Nachfrage ob die MP3-Dateien selbst gerippt wurden oder als (erlaubte!) Privatkopie den Weg auf den Rechner fanden, finde ich sehr attraktiv.

5 GB sind nicht die Welt und so kommt aktuell box.net mit einem Top-Angebot daher: 50 GB Speicherplatz, wenn die Cloud über iPhone oder iPad eingerichtet wird. Die Aktion läuft bis zum 30.11.2011 (50 Tage). box.net-App downloaden, anmelden und (fast) fröhlich sein. Wieso fast? Weil iPhone und iPad unterstützt sind, eine Mac und Win-Applikation ähnlich wie Dropbox sie bietet aber noch in der Pipeline stecken. Schlimm? Nein!

Zum ersten ist die Weboberfläche nicht die allerschlechteste – inklusive Drag’n Drop Upload per Browserfenster. Zum zweiten gibt es schon eine kleine Mac-App namens Box Simple Share die zumindest ein paar rudimentäre Funktionen wie einen Upload, insbesondere von Screenshots auf der Pfanne hat. Und zum dritten – und besten – kann man box.net auch per WebDAV direkt aus dem Finder heraus ansprechen. Michael Preidel beschreibts auf seiner Page:

Interessant dabei ist, dass sich der Speicherplatz bequem über WebDAV ins Filesystem einbinden lässt: Unter Mac OS X im Finder Befehl-K drücken (oder im Menü Gehe zu > Mit Server verbinden … auswählen), bei Serveradresse „http://box.net/dav“ eintragen und anschließend Benutzer und Kennwort des Box.net-Accounts eintragen.

[Update 07.02.2012]Schade: box.net hat mir nichts dir nichts die (bis dahin inoffizielle) WebDAV-Unterstützung komplett rausgenommen. Damit ist box.net auf dem Mac komplett unbrauchbar geworden :-/

owncloud-square-logo-150x150Aktuell bin ich dabei owncloud.org zu testen. Schaut auf den ersten Blick auf jeden Fall um Welten besser aus, als das, was man gemeinhin aus der Linux/Opensource-Ecke gewöhnt ist und soll auch CalDAV und CardDAV unterstützen, was u.U. sowohl iCloud, wie auch einen OS X Server für den Hausgebrauch obsolet machen könnte!

 

CTI für Telefonsupporter

Ich hatte ja an anderer Stelle bereits von Dial!Fritz und der FritzBox berichtet. Zwischenzeitlich wurde die 7270v2 durch einen Blitzschlag dahingerafft und durch eine 7390 ersetzt. Wesentlichste Mehrwerte für mich sind dabei Möglichkeit ein (schnelles) Gast-WLAN zu unterhalten und die Gigabit-Anbindung der FritzBox an mein Netz. Auch Dial!Fritz hat gute Fortschritte gemacht und ist in der aktuellen Version 1.4 eine echte Cocoa-App mit einer hübscheren Oberfläche geworden. Bis auf die fehlende Möglichkeit ausgehende Faxe direkt vom Rechner via Pseudo-Druckertreiber zu versenden (was die Fritz.mac Suite von Meilenstein bietet, die aber ansonsten deutlich weniger gelungen ist) bietet mir Dial!Fritz alles, was ich für meine Zwecke brauche. Sehr gelungen finde ich dabei die Möglichkeit via AppleScript eigene Aktionen bei eingehenden und/oder ausgehenden Anrufen auszulösen.

Auf dieser Basis habe ich mir eine kleine Lösung geschafffen, die ich heute vorstellen will. In der Vergangenheit habe ich meine Telefonate, insbesondere die, in denen ich qualifizierte Antworten und Lösungen »so zwischendurch« an meine Kunden durchgereicht habe nicht wirklich nachgehalten und im Rahmen der Rechnungsstellung »pi mal Daumen« meinen Supportaufwand am Telefon kalkuliert. Dank Dial!Fritz, TimeLog4 und zwei kleinen AppleScripten aus meiner Feder findet die Aufzeichnung nun automatisiert statt.

DialFritz Call2iTimeLog (475)

Das Regelwerk, das ich abbilde lautet wie folgt: eingehende Anrufe auf meinen Büronummern erzeugen beim Beginn des Anrufs einen Eintrag in iCal mit einer Default-Anrufdauer von 15 Minuten. Am Ende des Gesprächs (beim Auflegen) wird die korrekte Dauer dann eingetragen. Wird die Rufnummer von Anrufer übermittelt, kann Anhand des Adressbuchs der Name ermittelt und eingetragen werden. Ebenso werden für TimeLog ein paar Parameter wie eine passende URL, eine Kategorie (die die Höhe des Stundensatzes bestimmt) und ein Projektname (hier immer »Telefonsupport«) hinterlegt. Zusätzlich erscheint am Ende des Telefonats ein PopUp-Dialog in dem eine kurze Notiz zum Gespräch erfasst werden kann oder der Eintrag (weil keine abrechenbare Leistung) gleich komplett verworfen werden kann.

TimeLog integriert sich in iCal, nutzt die dortigen Einträge um daraus eine Stundenerfassung für Kundenprojekte zu erzeugen und (sofern man das Schwesterprodukt GrandTotal einsetzt) Abrechnungen dafür zu erzeugen. Am Ende eines Quartals läppert sich u.U. so eine recht erkleckliche Summe zusammen, die ich in der Vergangenheit auch oft genug mal zu grosszügig zu Gunsten meiner Kunden eingeschätzt und Leistung, sprich Geld verschenkt hatte.

Es sind einige händische Anpassungen an den Scripts erforderlich. Über Feedback freue ich mich und noch mehr falls jemand an der Lösung mitarbeiten mag ;-)

Online Banking reloaded

Man muss es offen zugeben: MacGiro war in die Jahre gekommen. Seit einer gefühlten Ewigkeit – schon unter OS 8 – nutzen wir MacGiro um Online-Banking auf dem Mac zu betreiben und seither hat sich am Look and Feel eigentlich nichts wirklich geändert. Vor 10, 12 Jahren als wir anfingen war MacGiro mit seiner HBCI/Schlüsseldatei-Unterstützung absolut konkurrenzlos und die Frage nach einer Alternative stellte sich überhaupt nicht, wollte man den – immer noch – bestmöglichen Schutz eines solch sensiblen Verfahrens wie Onlinebanking sicherstellen.

Ein kurzer Exkurs zum Thema gängige Online-Banking Verfahren

Ein erstes Unterscheidungsmerkmal ist die Bedienung via normalem Internetbrowser gegenüber einem expliziten Clientprogramm. Der Hauptvorteil eines dedizierten Clients liegt klar darin, dass anstehende Transaktionen zunächst offline erfasst werden können sowie offline auch Auswertungen wie Liquiditätsplanungen etc. erstellt werden können. Nur für die eigentliche Übertragung der Geschäftsvorfälle bedarf es einer kurzen Onlineverbindung zum Bankserver. Aus sicherheitstechnischer Sicht heisst das: schon der zeitliche Rahmen für einen Angriff ist deutlich geringer als bei einer browserbasierten Anwendung, die einer permanenten Onlineverbindung bedarf. SSL hin oder her – auch da gibt es genügend Unterschiede in der Stärke und die Möglichkeit einer Rückrechnung steigt mit der preiswerten Verfügbarkeit von skalierbarer Rechenleistung im Internet.

Das zweite wichtige Kriterium betrifft das Signaturverfahren mit dem die Aufträge an die Bank übermittelt werden. Die beiden in Deutschland wesentlichsten Verfahren sind dabei PIN/TAN (mit mehreren Unterformen wie iTAN, mTAN, …) und HBCI (Homebanking Computer Interface). Kurz gesagt: jede Form von TAN darf heute als unsicher gelten. Das inkludiert auch das HBCI-TAN Verfahren. Jeder Versuch dies über indizierte Listen, Versand von SMS etc. etc. zu kaschieren war nur von kurzem Erfolg. Das Verfahren ist broken-by-design. Wer – nach aktuellem Stand der Technik – Onlinebanking wirklich sicher betreiben will, kommt am HBCI Verfahren mit einer Schlüsseldatei nicht vorbei. Vom Angebot dieses Verfahrens sollten Sie durchaus die Auswahl ihrer Bank abhängig machen!

Nicht zuletzt durch den mehr als angestaubten Touch von MacGiro, der unerfahrene Benutzer verzweifeln liess und die vom Mac gewohnte Einfachheit der Bedienung in vielen Stellen komplett ad absurdum führte, stieg die Zahl der Mitbewerber. BankX beispielsweise zog funktional sehr rasch auf Augenhöhe, war aber optisch um Längen voraus. Selbst Newcomer wie Pecunia, die als aktuelle Version 0.3 eher im Rohzustand sind und OutBank – der Mac-Ableger der iPhone Banking Software iOutBank – noch im Beta-Stadium (und damit eigentlich ein NoGo für einen solch sensiblen Sicherheitsbereich) oder das freie Hibiscus, dessen Installation alles andere als Mac-like ist, fanden sehr schnell Freunde. Mit der aktuellen Version 7 hat MacGiro die Zeichen der Zeit erkannt. 2 Tage vor dem offiziellen Release von Mac OS X 10.7 (Lion), welches Rosetta endgültig in den Himmel schickt, war die Notwendigkeit einer grundlegenden Überarbeitung gegeben. Die nun vorliegende Version hat dabei sowohl optisch wie auch funktional erheblich dazu gewonnen.

Hauptfenster MacGiro

Beim Erzeugen von Überweisungen, Daueraufträgen oder erwarteten Zahlungseingängen darf man sich z.B. ein – lange vermisstes – AutoFill Feature freuen. Ein beliebiger Namensbestandteil wird im Fremdkontenstamm gefunden, Name, Kontonummer und BLZ automatisch eingesetzt. Eine erhebliche Vereinfachung und Zeitersparnis!

Autovervollständigen unter MacGiro

Ändern sich wiederholende Abbuchungen in ihrer Höhe, kann der neue Betrag mit nur einem Klick für die künftigen Buchungen übernommen werden. Auch hier: ein deutlich kürzerer Weg zum Ziel und ein Produktivitätsgewinn. Geblieben sind die flexible Darstellungsmöglichkeiten für Listen, die weitreichende Konfigurierbarkeit der Buttonleiste. Auf der Wunschliste bleiben noch die etwas bessere Bedienbarkeit ausschliesslich über Tastatur – ein paar Shortcuts lassen sich dank Mac OS X zum Glück einfach nachrüsten. Die Optik ist deutlich aufgefrischt, nicht wirklich hip, sondern immer noch eher etwas konservativ, was dem Einsatzzweck aber durchaus angemessen ist. Sämtliche Darstellungen erfolgen in einem einzigen Fenster, über die Seiteleiste wechselt man schnell in den gewünschten Bereich ohne sich wie bisher in zig Fenstern (Übersicht, Eigenkonten, pro Konto ein Kontobuch, Log, …) verlaufen zu müssen.

Fazit: die Kontenstände werden mit MacGiro noch nicht wirklich besser, aber sie werden hübscher dargestellt. Und wenn Zeit tatsächlich Geld ist, dann sollte der Kontostand langfristig aufgrund der Zeitersparnis durch die neuen Funktionen anwachsen.