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Adressbuch, iCal, Notizen und anderes rund un’s Personal Information Management

Abwesenheitsnotiz per eMail

Donnerstag, 25. Mai 2006

Kaum ist man mal aus dem Haus stapeln sich auf dem Schreibtisch die Zettel mit den Telefonanrufen, die in der Zwischenzeit auf dem Anrufbeantworter eingetrudelt sind oder die meine Frau und Kollegin entgegen genommen hat.

Weil es Frank Blome wohl ganz ähnlich ging, entwickelte er ein kleines Tool namens WYWO – While You Where Out. Auf gut deutsch: Während Deiner Abwesenheit.

While You Where Out - Abwesenheitsnotiz

Die im Fenster gesammelten Daten werden zu einer eMail aufbereitet und an den betreffenden Kollegen gemailt. Klar kann man das ebenso gut direkt im Mailprogramm machen, aber nicht so schnell und nicht so elegant. Einen Teil der Zettelwirtschaft schon wieder erfolgreich bekämpft!

Adressetiketten mit dem DYMO Labelprinter erstellen

Dienstag, 14. März 2006

Wer neben dem normalen Schriftverkehr noch täglich mit einer größeren Zahl von Adressaufklebern für Pakete, Päckchen, Werbeaussendungen etc. zu tun hat, wird gerne auf einen DYMO Etikettendrucker zurückgreifen. Nicht so gerne jedoch auf das relativ lausige Programm zur Etikettengestaltung. Die Anbindung an das OS X Adressbuch ist eher rudimentär, es gibt keine Suchfunktion und auch die Sortierung ist vorgegeben.

Dabei braucht es in den allermeisten Fällen keine zusätzliche Software, sondern nur einen kleinen Eingriff in die Druckfunktion des OS X Adressbuchs.

Eigenes Format erzeugen

Der Kniff liegt darin, nicht den Stil »Adressetiketten« sondern »Umschläge« zu verwenden. Das Problem beim Stil »Adressetiketten« ist zum einen die sehr übersichtliche Auswahl an vorgegebenen DYMO-Aufklebern. Zum anderen die fehlende Möglichkeit neben Abständen zum Rand überhaupt die Größe eines Labels frei festzulegen.

Anders dagegen bei den Umschlägen, wo die Umschlagsgröße (hier das Etikettenformat) in mm, Zoll oder Punkt frei festzulegen ist. Mit den angegebenen Daten lassen sich dann die Felder für die Empfänger und ggf. sogar noch für die Absenderadresse (im bebilderten Beispiel unterdrückt) frei positionieren. Über »Ausrichtung« wird dann noch das Etikett passend gedreht.

Dymo Labelprinter Etikett

Adressbucheinträge an Route 66 übergeben

Montag, 13. März 2006

Wer vor Fahrtantritt seine Kundenbesuche etwas planen möchte oder seine Liefertour optimieren will kann das Mac OS X Adressbuch und Route 66 dafür nutzen. Apple liefert PlugIns für den Onlinedienst MapQuest mit, sofern (z.B.) unterwegs aber keine oder nur ein langsame Internetanbindung besteht wäre es wünschenswert dafür Offline-Ressourcen wie Route 66 auf der lokalen Platte nutzen zu können. Daher habe ich das Addressbook-PlugIn – ein kleines AppleScript das mit einem Trigger für das Adressbuch ausgestattet ist – das die Daten an MapSource übergibt entsprechend umgeschrieben, das als Empfänger Route 66 nutzt.

Adressbuch Popup-Menu Adresse Route 66

Da Route 66 an sich nicht AppleScript-fähig ist, muß man den Umweg über das sog. GUI-Scripting nutzen. Dabei verhält sich das Script so, als würde eine Benutzerinteraktion mit dem Programm stattfinden. Also etwa: drücke den zweiten Knopf von links in der ersten Spalte des Fensters mit dem Namen „xyz“ im Programm „abc“. Kein sehr eleganter Weg, aber er funktioniert, sofern in der Systemeinstellung »Bedienungshilfen« der »Zugriff für Hilfsgeräte« aktiviert ist.

Zugriff für Hilfsgeräte aktivieren

Leider ist die Entwicklung der Mac-Version von Route 66 beim Stand von 2004 stehen geblieben, während die Windows- und PDA-Versionen fleissig weiterentwickelt wurden. In Ermangelung eines Wettbewerbers ist Route 66 aber immer noch die einzige Lösung wenn man Routenplanung auf dem Mac betreiben will. Es bleibt zu hoffen, dass die Ankündigung von Garmin sämtliche Software bis zum Jahresende 2006 auf OS X zu portieren, diesen Markt etwas neu sortiert. Zumal Route 66 auf seine akutellen Webseite die Mac-Version nicht einmal mehr anbietet oder supported! Der Claim „Mit Abstand der Beste“ kann den Sinne nur heissen „Der Einäugige ist der Blinden König“

Das Adressbuch PlugIn zur Adresssuche in Route 66 steht hier zum kostenlosen Download bereit: [download#8]. Nach dem Download auspacken und in das Verzeichnis ~/Library/Address Book Plug Ins legen; Adressbuch neustarten; fertig.

Zeit ist wertlos – bis man sie abrechnet

Mittwoch, 8. März 2006

So das Credo von Stefan Fürst – dem Macher von TimeLog 3. In der Tat bietet sein kleines Tool eine sehr gute und einfache Möglichkeit seine erbrachte Arbeitszeit sehr gut zu dokumentieren und abrechnungstechnisch aufzubereiten. Und dies mit einem sehr hohen Grad an Integration in andere Apple Anwendungen.

TimeLog 3 - Listenansicht

TimeLog 3 ist von seiner Benutzeroberfläche an iTunes angelehnt und ist damit sofort für jeden Macianer intuitiv nutzbar. Als Datenbasis greift TimeLog 3 darüberhinaus auf iCal zurück, so dass keinerlei Redundanzen (und damit Fehler) entstehen. Einzelne oder auch mehrere Kalender können so in die Abrechnung eingebunden werden. Erbrachte Leistungen werden Kunden und deren Projekten zu sortiert. Für die Kundendaten greift TimeLog dazu auf das Apple Adressbuch zurück. Leider „nur“ auf Personen- und Firmenname, nicht auf die komplette Adresse, so dass nicht sofort Rechnungen erzeugt werden können. Ansonsten ist das Reporting sehr ausgefeilt und durch einfache HTML-Templates können leicht eigene Auswertungen, Rapportzettel, etc. erstellt werden.

TimeLog 3 - Auswertungsansicht

Für $20 (umgerechnet derzeit keine 18 €) ein sehr wertvolles Hilfsmittel um seine tägliche Arbeit zu protokollieren und seinen Kunden gegenüber zu dokumentieren. Wer bisher mit anderen, vergleichbaren Programmen gearbeitet hat, kann derzeit zudem ein Crossupdate-Angebot mit 25 % Nachlass nutzen.